Gestão de documentos físicos
Transporte rastreável e organizado de documentos e acervos:
Na Guardião Digital, entendemos a importância de um transporte seguro e eficiente para documentos sensíveis e de valor estratégico para sua empresa. Nosso serviço de Transporte Organizado de Documentos vai além do simples deslocamento: ele é planejado para oferecer a mais alta segurança e confiabilidade desde a coleta até a entrega.
Nossa equipe de arquivistas, formada por profissionais treinados e especializados em gestão documental, realiza cada etapa do processo com o máximo cuidado, garantindo a integridade, a confidencialidade e a preservação de seus documentos. Desde a embalagem até o transporte, adotamos rígidos protocolos de segurança e rastreamento que asseguram que seus documentos permaneçam protegidos contra riscos e acessos não autorizados.
Utilizamos caixas seladas, com lacres de segurança e materiais de proteção específicos para cada tipo de documento, e fazemos o transporte em veículos dedicados, minimizando o risco de exposição ou extravio durante o trajeto. Nossa frota é equipada com tecnologia de rastreamento avançada, permitindo monitoramento em tempo real e garantindo que nossos clientes tenham visibilidade total do processo de transporte.
Cada etapa é registrada e documentada, oferecendo transparência e tranquilidade. Além disso, nossos sistemas de segurança digital e física são atualizados constantemente para atender aos mais rigorosos padrões do mercado, assegurando que o processo de coleta, transporte e entrega seja realizado com a máxima eficiência e confiabilidade.
Confie na Guardião Digital para o transporte seguro dos seus documentos, com a garantia de um serviço especializado e focado na proteção da informação da sua empresa.
Organização e Catalogação detalhada de documentos:
Na Guardião Digital, oferecemos um serviço completo de organização e catalogação de documentos, desenhado para garantir que seus arquivos estejam sempre acessíveis, bem preservados e organizados conforme as melhores práticas do mercado. Nossa equipe de profissionais treinados e especializados em arquivologia atua com precisão e cuidado para garantir que cada documento seja registrado e armazenado de acordo com o nível de detalhamento que você necessita.
Iniciamos com a triagem e organização de seus documentos em recipientes apropriados (caixas, pastas, prontuários e outros), registrando cuidadosamente o conteúdo de cada um. Com um sistema de catalogação detalhado e adaptável às suas necessidades e ao seu orçamento, conseguimos garantir que seus documentos possam ser localizados com rapidez e exatidão sempre que necessário, otimizando o tempo e facilitando a consulta.
Além da organização, facilitamos a gestão da temporalidade dos documentos, ajudando sua empresa a manter os arquivos atualizados e a programar o descarte seguro de materiais obsoletos ou desnecessários. Nosso processo é guiado por uma equipe altamente capacitada e apoiado por um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) robusto e eficiente, que permite a visualização, o controle e o acesso aos registros de forma ágil e segura.
Conte com a Guardião Digital para transformar a gestão documental da sua empresa, garantindo que seus documentos estejam sempre prontos para consulta e arquivados de forma inteligente e segura.
Digitalização profissional:
Na Guardião Digital, nosso serviço de digitalização profissional é desenvolvido para atender com excelência empresas de diferentes setores, incluindo áreas que demandam rigor na preservação e organização de documentos, como o setor industrial, médico, acadêmico e empresarial. Com tecnologia de ponta e uma equipe especializada, oferecemos uma solução completa para a digitalização de documentos de diferentes tipologias e formatos, incluindo documentos comuns, encadernados, prontuários médicos e arquivos acadêmicos.
Nossa infraestrutura avançada permite o tratamento de documentos em grande escala e garante que, após a digitalização, cada arquivo seja classificado, indexado e organizado conforme critérios estabelecidos previamente com o cliente. Esse processo minucioso de identificação e categorização das tipologias facilita a recuperação precisa dos documentos, proporcionando agilidade e eficiência na gestão documental.
Para maior segurança e acessibilidade, os documentos digitalizados são armazenados em nosso Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED Guardião Digital). Este sistema oferece uma plataforma moderna, intuitiva e segura para o armazenamento, acesso e gerenciamento de seus documentos eletrônicos, permitindo que você e sua equipe tenham acesso rápido e organizado aos arquivos de qualquer lugar e a qualquer momento. O GED Guardião Digital é projetado para suportar uma ampla gama de documentos e volumes, sendo ideal para a digitalização de documentos do departamento pessoal e recursos humanos, prontuários médicos e acervos acadêmicos, respeitando normas e padrões de confidencialidade e privacidade.
Além disso, oferecemos a possibilidade de assinar os documentos digitalizados com certificado digital, conferindo-lhes validade jurídica e assegurando a autenticidade e a integridade dos arquivos conforme as regulamentações e legislações vigentes. Essa opção é especialmente valiosa para documentos que exigem confiabilidade e conformidade legal garantindo a validade e a segurança necessárias para esses tipos de arquivos.
Com o serviço de Digitalização Profissional da Guardião Digital, sua empresa ganha uma solução completa, segura e altamente eficiente para transformar a gestão documental, reduzindo custos operacionais, otimizando o acesso à informação e modernizando os processos de armazenamento e consulta de documentos.
Guarda
gerenciada:
Na Guardião Digital, oferecemos um serviço completo de guarda gerenciada, que garante a preservação, segurança e acessibilidade de seus documentos físicos com os mais altos padrões de qualidade e conformidade. A Guarda ou Custódia de documentos consiste na terceirização do seu arquivo, ou seja, os documentos físicos ficarão guardados e protegidos na Guardião Digital e poderão ser consultados conforme a necessidade, seja fisicamente ou em sistema GED, quando associado à digitalização. Nossa infraestrutura foi projetada para atender integralmente às diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), assegurando que todos os documentos armazenados estejam protegidos contra fatores de risco que possam causar danos físicos e comprometer sua integridade.
Nossa estrutura de armazenamento conta com ambientes constantemente monitorados, garantindo as condições de conservação para cada tipo de documento. Com processos padronizados de manuseio, nossa equipe altamente treinada segue rígidos protocolos de segurança e organização, o que assegura que seus arquivos estejam sempre acessíveis e organizados de acordo com as melhores práticas de gestão documental.
Para tornar a gestão ainda mais eficiente, disponibilizamos o Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED Guardião Digital), uma plataforma avançada que oferece total rastreabilidade dos documentos físicos armazenados. Isso permite que nossos clientes acompanhem o status e a localização dos arquivos em tempo real, garantindo total controle e segurança sobre o acervo guardado. Com o GED Guardião Digital, é possível solicitar, consultar e gerenciar documentos de forma ágil e intuitiva, trazendo tranquilidade e eficiência para a administração de documentos.
O serviço de Guarda Gerenciada da Guardião Digital é ideal para empresas que buscam um parceiro confiável para o armazenamento seguro para documentos de todos os tipos, especialmente os críticos e confidenciais. Nossa estrutura e procedimentos atendem não apenas à conformidade com as normativas do CONARQ, mas também às necessidades específicas de segurança e acessibilidade dos nossos clientes e melhores práticas mundiais, oferecendo uma solução robusta e confiável para a preservação de documentos físicos.
Descarte seguro por microfragmentação:
Na Guardião Digital, oferecemos um serviço de descarte seguro de documentos através da microfragmentação, um método de destruição definitiva e irreversível. Na Guardião Digital usamos níveis de fragmentação avançados, adequados às normas e melhores práticas mundiais, para garantir a total confidencialidade das informações descartadas. Nosso processo reduz os documentos a partículas minúsculas, impossibilitando qualquer tentativa de reconstrução ou recuperação dos dados, tornando esse método ideal para o descarte de registros sensíveis e confidenciais.
A microfragmentação é realizada conforme os mais altos padrões de segurança, atendendo a regulamentações rigorosas para proteção de dados, o que torna nosso serviço adequado para empresas que precisam garantir um descarte seguro de informações críticas. Após a destruição, os resíduos resultantes são direcionados para reciclagem, reforçando o compromisso da Guardião Digital com práticas ambientais sustentáveis e responsáveis.
Nosso serviço de descarte seguro não apenas protege a integridade e privacidade dos seus dados, mas também contribui para a sustentabilidade, promovendo o reaproveitamento seguro dos materiais fragmentados. Conte com a Guardião Digital para um processo de descarte que alia segurança e responsabilidade ambiental, oferecendo uma solução completa e confiável para a eliminação de documentos confidenciais.
Gestão de Documentos do Departamento Pessoal e Recursos Humanos:
A Guardião Digital oferece uma solução completa para a Gestão de Documentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, com foco na organização, controle e segurança dos prontuários dos colaboradores. Nossa abordagem meticulosa é ideal para empresas que desejam assegurar que todos os documentos necessários estejam em conformidade e atualizados, permitindo fácil acesso e gestão de documentos ao longo de todo o ciclo de vida do colaborador.
Controle e Organização dos Prontuários: Nosso serviço começa com uma análise detalhada dos documentos presentes nos prontuários, identificando quais registros estão completos e quais precisam ser atualizados. Com um checklist documental digital e personalizável, nossa equipe garante que cada prontuário contenha todos os documentos obrigatórios, incluindo documentos periódicos que exigem renovação regular, como cartões de ponto, holerites, exames de saúde ocupacional e certificados.
Checklists Documentais e Gestão de Conformidade: A Guardião Digital implementa um sistema de checklist documental que facilita a gestão dos documentos de cada colaborador, assegurando que os registros estejam sempre completos e em conformidade com as exigências legais e regulatórias. Esse controle preciso evita problemas em auditorias e fiscalizações trabalhistas, além de garantir que documentos periódicos sejam atualizados conforme necessário, mantendo um fluxo contínuo de conformidade e organização. Também garante que a empresa apresente os documentos completos em eventual defesa trabalhista.
Armazenamento e Acesso Seguro com o GED Guardião Digital: Todos os documentos são digitalizados e armazenados em nosso sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED Guardião Digital). Esse sistema oferece uma plataforma segura e prática, que permite acesso rápido e organizado aos documentos de qualquer local e a qualquer momento, proporcionando mais agilidade na administração de informações e no atendimento de demandas internas ou externas de consulta. Através de Dashboard e Relatórios é possível acompanhar como sua organização está no preenchimento dos checklists de documentos.
Benefícios do Serviço de Gestão de Documentos para RH:
-Visão Clara do Conteúdo dos Prontuários: Facilita o acompanhamento de quais documentos estão presentes e principalmente quais estão faltando e portanto precisam ser incluídos ou atualizados.
-Gestão Documental com Checklist Periódico: Controle eficiente dos documentos obrigatórios e periódicos dos colaboradores como Cartão de Ponto / Espelho de Ponto, Holerites, Fichas de Epi, etc.
-Conformidade e Segurança: Atendimento às exigências legais, com foco em segurança e acessibilidade das informações.
-Acesso Simplificado e Rápido: o GED permite consulta ágil e organizada através de aplicativo WEB, sem a necessidade de acessar arquivos físicos.
Com a Guardião Digital, sua empresa conta com uma gestão documental de RH robusta, que assegura prontuários organizados, conformidade com as obrigações legais e a tranquilidade de um sistema de gestão eletrônica seguro e confiável.
