A melhor forma de se tratar documentos é com a digitalização.

 Empresas que contratam esse sistema de digitalização de documentos tem um menor índice de perda reduzindo prejuízos com extravio de arquivos importantes, garantindo

sua durabilidade.

 Um dos pontos fundamentais para gestão de documentos é a digitalização, pois é a partir daí que se inicia o processo para uma gestão de arquivos bem sucedida reduzindo gastos, aumentando a segurança do acervo e a durabilidade dos arquivos.

 Vantagens que o sistema de digitalização oferece:

•             Preserva os documentos originais pela redução do seu manuseamento direto, uma vez que tais documentos poderão ser consultados no seu formato digital;

•             Um único documento torna-se acessível a várias pessoas ao mesmo tempo;

•             Não ocupam espaço físico;

•             Torna possível encontrar a informação mais rapidamente;

•             Segurança e confidencialidade garantida através de restrições lógicas de acesso à informação;

•             O documento em papel somente pode ser organizado por um tipo de ordenação, mas o documento digitalizado possibilita vários tipos de ordenação;

•             Documentos em microfilmes também se desgastam com o uso, sendo passíveis de dobras e rompimentos, perdendo a qualidade, mas o documento digitalizado em CD-ROM (ou DVD) e seus dados não sofrem ação do tempo ou do uso, sendo sua vidal útil estimada em 100 (cem) anos.

•             Extração automática de informações via OCR;

•             Rapidez de acesso à Informação;

•             Baixos custos de manutenção dos sistemas de armazenamento lógico;

•             Eventual possibilidade de eliminação do documento físico com as vantagens subsequentes;

•             Controle, monitoramento e estatística de utilização do documento ou da informação;

•             Transposição de microfilmes para formato digital.

•             Backup dos dados: você terá uma cópia dos documentos possibilitando a continuidade dos negócios após desastres (incêndios, desabamento, enchentes, etc).

 

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