GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O que é GED ?

GED é sigla de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
É uma tecnologia que permite facilmente gerar, controlar, armazenar e compartilhar quaisquer tipos de documentos, os quais formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa.
O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa.

Quais são os benefícios do GED ?

Veja algumas razões pelas quais muitas empresas estão implantando o GED:

• Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001. 
• Redução de custos com cópias, já que há disponibilidade dos documentos em rede. 
• Alta velocidade e precisão na localização de documentos. 
• Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais. 
• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. 
• Aproveitamento de espaço físico. 
• Evitar extravio ou falsificação de documentos. 
• Integração com outros sistemas e tecnologias. 
• Maior velocidade na implementação de mudanças nos processos. 
• Melhor atendimento ao cliente. 
• O GED proporciona respostas precisas e instantâneas. 
• Possibilidade da empresa se virtualizar sem limites físicos, com redução de despesas e permitindo que vários funcionários trabalhem ao mesmo tempo no mesmo documento e, inclusive, a partir de sua casa ou de qualquer outro lugar no mundo.
  
  

Que economia o GED proporciona ?

Estudos mostram que muito tempo e dinheiro são gastos com o manuseio, arquivamento e procura de documentos em papel. Note a conclusão desses estudos:

• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos. 
• Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento. 
• Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido. 
• A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 21 mil imagens. 
• Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento. 
• Então em um CD que mede 12cm pode-se armazenar cerca de 13 mil páginas de documentos enquanto que em um arquivo de quatro gavetas consegue-se armazenar no máximo 10 mil páginas de documentos. 
• Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.
  
  

Por que o Guardião Digital é o melhor GED do mercado ?

• Software 100% brasileiro com 13 anos de maturidade, feito sob medida para as necessidades brasileiras.
• Atende 100% à legislação brasileira, CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e SAESP (Arquivo Público do Estado de São Paulo).
• Projetado por profissionais com certificaçãoCDIA+, PDI+ e com acompanhamento de mestres e doutores em Arquivologia.
• Totalmente em plataforma WEB e desde 2007 nas nuvens, em três datacenters de última geração em locais diferentes do país.
• O mais completo do mercado, incorpora recursos avançados de: WorkFlow (Fluxo de Trabalho para Documentos), Tabela de Classificação e Temporalidade Documental, Módulo de Gestão de Arquivos Físicos, Sistema de Protocolo, Servidor de Recepção de Arquivos por E-mail.
  
  

Como e onde meus documentos digitais ou digitalizados serão guardados ?

Seus documentos serão guardados em nossas fazendas (farms) de servidores localizados em três datacenters diferentes nas três principais capitais do país.

Essas fazendas de servidores são responsáveis por manter os sistema em funcionamento sem interrupção (redundância) e manter a durabilidade dos dados.

Por exemplo, se todos os servidores de São Paulo saíssem do ar, automaticamente os servidores no Rio de Janeiro assumiriam e se esses também saíssem do ar, os servidores de Curitiba assumiriam.

Além desses três níveis de redundância temos ainda um quarto nível de segurança que é o backup que realizamos diariamente.

Toda a comunicação entre nossos servidores e clientes são criptografadas e o acesso é através de certificados de segurança, login, senha e chave de criptografia.

Tudo isso para lhe garantir total tranquilidade quanto à segurança do seus dados.

Assista um vídeo que demonstra as principais possibilidades técnicas do nosso GED Guardião Digital: